JÄSENREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
(Henkilötietolaki (523/99) 10 §)

1. REKISTERIN PITÄJÄ

Satakunnan Puutarhaseura ry
Osoite: Syöttötie 7, 28240 Pori
Sähköposti: puheenjohtaja@satakunnanpuutarhaseura.fi

2. REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Satakunnan Puutarhaseuran hallituksen valitsema henkilö:
Nimi: Katri Sundvall
Osoite: Syöttötie 7, 28240 Pori
Puhelin: 040 547 5573
Sähköposti: jasenasiat@satakunnanpuutarhaseura.fi

3. REKISTERIN NIMI

Jäsenrekisteri FloMembers (palveluntarjoaja Flo Apps Oy).

4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Kerättäviä henkilötietoja käytetään jäsenyyden ylläpitoon ja hoitoon sekä niihin liittyviin yhteydenottojen mahdollistamiseen. Käsittelemme henkilötietoja vain niiltä osin kuin se on tarpeellista.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Jäsennumero
Etunimi
Sukunimi
Katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Syntymäaika
Liittymisaika
Jäsenmaksua, sen suoritusta, alennusta ja vapauttamista koskevat tiedot
Jäsenkortin lähetystieto
Jäsenryhmät

Tietoja säilytetään jäsenrekisterissä henkilön jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tiedot poistetaan pysyvästi ½ vuoden kuluttua jäsenyyden päättymisestä.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietoja kerätään henkilöltä itseltään ja ne tallennetaan Satakunnan Puutarhaseura ry:n
jäsenrekisteriin.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Tietoja (nimi- ja yhteystiedot) luovutetaan Puutarhaliitto – Trädgårdsförbundet ry:lle jäsenrekisterin ylläpitämiseksi ja jäseneduista tiedottamiseen. Matkojen osanottajaluetteloita luovutetaan tarvittaessa ko. matkatoimistolle.

FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle. EU-alueen ulkopuolelle dataa siirtyy seuraavissa tapauksissa: Jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta. 2FA-tunnistuksen tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta. Joidenkin asiakkaiden varmuuskopioita säilytetään Dropboxissa, jonka palvelimet sijaitsevat enimmäkseen Yhdysvalloissa.

8. TIETOJEN TARKASTUS-, MUUTOS- JA KIELTO-OIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyynnön ja/tai tietojen korjausvaatimuksen voi toimittaa kirjallisesti tai sähköisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Jäsenasioiden hoitaja voi oikaista, poistaa tai
täydentää rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Sähköisen jäsenrekisterin käyttöoikeus on jäsenrekisteriä seurassa ja Puutarhaliitossa hoitavien henkilöiden lisäksi seuran hallituksen jäsenillä sekä mahdollisella hallituksen ulkopuolisella sihteerillä ja rahastonhoitajalla. Jäsentiedostoon pääsy on estetty asiattomilta. Manuaalista jäsenrekisteriä ei pidetä.

Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa. Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:

1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.

10. MUUTOKSET

Kehitämme seuran palveluja jatkuvasti ja pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojalausekkeen sisältöön säännöllisesti.

Tietosuojalauseke päivitetty 5.3.2025